Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d)
in Teilzeit

  • Hofheim in Unterfranken
  • unbefristet
  • 65%

Über uns

Der Baden-Württembergische Landesverband für Prävention und Rehabilitation gGmbH (bwlv) ist mit 54 Einrichtungen und über 900 Mitarbeiter*innen der größte gemeinnützige Träger der Suchthilfe und -prävention in Baden-Württemberg, ist außerdem Träger der Kinder- und Jugendhilfe sowie Integrationsfachdiensten für schwerbehinderte Menschen. Der gemeinnützige Verband betreibt u.a. Fachkliniken, Heime, Tageskliniken, ambulante Beratungs- und Behandlungsstellen und Nachsorgeeinrichtungen.

Für unsere Einrichtung Fachklinik Schloss Eichelsdorf suchen wir Verstärkung!

Ihre Aufgaben

  • Korrespondenz der Verwaltungsleitung sichten, beurteilen, vorbereiten und beantworten
  • Termine vorbereiten, begleiten und nachbereiten 
  • Führen der (digitalen) Handakten der Verwaltungsleitung
  • Wiedervorlagen erstellen und führen
  • Büromaterial verwalten 
  • Offizielle Veranstaltungen mitplanen und –durchführen
  • Unterstützung der Verwaltungsleitung in sämtlichen administrativen Vorgängen
  • Erstellung von Präsentationen, Berichten und Pläne und Durchführung von Kostenvergleichen und Recherchen
  • Eigenständige Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen und Erstellen von Statistiken und Kenn­zahlen für das Controlling.
  • Vollumfängliche Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings (z.B. Koordination und Organisation, Protokollerstellung etc.)
  • Sie sind Ansprechperson für Intern und Extern und beantworten Anrufe, E-Mails und Briefe auch im Namen der Verwaltungsleitung
  • Unterstützung und Zuarbeit in den Prozessen

Ihr Profil

  • Fundierte Kenntnisse in Bezug auf Office-Management-Systeme und -verfahren und kompetente Verwendung der Produkte (insbesondere MS Excel und MS Powerpoint)
  • Solider Umgang mit Bürogeräten, wie Druckern und Faxmaschinen
  • Hervorragende Zeitmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit zur Priorisierung
  • Problemlösungskompetenz und Detailgenauigkeit
  • Struktur- und Organisationsvermögen
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Hervorragende organisatorische sowie Multi-Tasking-Fähigkeiten
  • Wir erwarten eine abgeschlossene Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Bürokommunikation
  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Verwaltungsassistent wünschenswert
  • Darüber hinaus suchen wir eine Person, die sich tatkräftig einbringt, das bestehende Team ergänzt und Freude an der Kommunikation hat, als auch verantwortungsbewusst und autonom an Projekten arbeitet. Ausgegangen wird von einem sicheren und routinierten Umgang mit MS-Office sowie sehr guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift, sowie einer zuverlässigen, sorgfältigen, strukturierten und effizienten Arbeitsweise. Ein tadelloses Auftreten und Freude an Repräsentation werden vorausgesetzt.

Wir bieten

  Vergütung nach TV-L

  Flexible Arbeitszeiten

  Individuelle Einarbeitung

  Jobsharing

  Fort- und Weiterbildung

  Tagungen zu aktuellen Themen

  Gesundheitsmaßnahmen

  Kooperation mit Hansefit

  Sabbatical

Interessiert?

Dann bewerben Sie sich direkt online über unser Bewerbungsportal oder rufen Sie uns an, wenn Sie noch Fragen haben.

Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Qualifikation mit Vorrang berücksichtigt.

Bei Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung

Robert Soto-Löwenthal 
Leitung
Fachklinik Schloss Eichelsdorf
Telefon: 09523-9520 12

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